Als je de kosten van je vrijwilligers correct terugbetaalt, dan is die vergoeding geen inkomen, en dus ook vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Voor die terugbetaling bestaan twee systemen: reële of forfaitaire kosten, elk met hun eigen regels.
Vrijwilligers vergoeden kan op twee manieren. Je kan kiezen voor de terugbetaling van de reële onkosten of voor een forfaitaire vrijwilligersvergoeding. Die keuze is belangrijk want in hetzelfde kalenderjaar moet je dezelfde vrijwilliger altijd op dezelfde manier terugbetalen. Je kan een vrijwilliger die een forfaitaire onkostenvergoeding krijgt dus bijvoorbeeld geen parkingtickets terugbetalen. Dat combinatieverbod geldt bovendien voor alle vergoedingen die een vrijwilliger krijgt, dus eventueel ook van andere organisaties. Omdat zoiets moeilijk te controleren valt, vraag je best aan je vrijwilliger(s) om een verklaring op eer te tekenen.
1. Forfaitaire kostenvergoeding
Voor de forfaitaire vrijwilligersvergoeding zijn geen bewijsstukken nodig. Er zijn wel grensbedragen: voor het kalenderjaar 2024 mag elke vrijwilliger tot maximaal 41,48 EUR per dag, én tot 1.659,22 EUR op jaarbasis, terugkrijgen. Die bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. De vrijwilliger moet zelf opvolgen of hij de grensbedragen niet overschrijdt.
De geïndexeerde maximumbedragen voor 2024: 41,48 EUR per dag en 1.659,22 EUR per jaar
Het is niet mogelijk om naast de forfaitaire vrijwilligersvergoeding een vergoeding te ontvangen voor de gemaakte werkelijke kosten. Een uitzondering hierop vormt de beperkte terugbetaling van verplaatsingskosten. Die is begrensd op 2.000 km per vrijwilliger per jaar, tenzij het vrijwilligerswerk het regelmatig vervoeren van personen betreft. De terugbetaling gebeurt aan de hand van een kostennota waarop de datum, de afstand en de reden van verplaatsing wordt vermeld.
Tot slot dient de organisatie een nominatieve lijst bij te houden met een aantal gegevens: de vrijwilligers in het forfaitaire systeem, de dag(en) van het vrijwilligerswerk, en de bedragen van de vergoeding.
Sinds 2019 geldt voor bepaalde vrijwilligers een ‘verdubbeling’ van het jaarlijkse kostenplafond binnen de forfaitaire kostenvergoeding:
- Sporttrainers, sportlesgevers, sportcoaches, jeugdsportcoördinators, sportscheidsrechters, juryleden, stewards, terreinverzorgers, materiaalmeesters en seingevers bij sportwedstrijden.
- De nachtoppas, evenals de dagoppas bij hulpbehoevende personen.
- Het niet-dringend liggend ziekenvervoer: het liggend ziekenvervoer naar, vanuit en tussen ziekenhuizen of vestigingsplaatsen van ziekenhuizen.
Voor hen stijgt het jaarlijkse kostenplafond voor 2024 naar 3.047,43 EUR per jaar. Let op, enkel het jaarlijkse plafond is verdubbeld, het plafond per dag van 41,48 EUR blijft behouden.
Opgelet, als je aan één van de categorieën voldoet mag je nog niet automatisch gebruik maken van het verhoogde jaarlijkse plafond. Er zijn uitzonderingen:
- Er is een combinatieverbod met het werk verricht door dezelfde persoon, voor dezelfde organisatie en tijdens dezelfde periode.
- De verdubbeling van de vrijwilligersvergoeding mag niet uitgekeerd worden aan vrijwilligers die reeds een sociale zekerheids- of sociale bijstandsuitkering ontvangen.
2. Reële kostenvergoeding
Bij de reële kostenvergoeding betaal je gemaakte kosten terug op basis van kostennota’s. Deze terugbetalingen moeten voldoen aan drie voorwaarden:
- De kost moet eigen zijn aan je organisatie
- De vergoeding is bestemd om deze kosten te dekken
- De vergoeding heeft betrekking op deze kosten
De reële of werkelijke kostenvergoeding is dus gebaseerd op bewijsstukken. Hier geldt geen bovengrens. Je werkt het best met een standaard kostennota voor al je vrijwilligers, waarop ze hun onkosten kunnen aangeven en waaraan ze bewijsstukken (facturen, kastickets, treintickets …) kunnen toevoegen. Die nota’s worden in je boekhouding verwerkt. Als iemand een kost niet kan bewijzen, kan je dus geen terugbetaling doen.
Let in elk geval op met buitensporig hoge bedragen: in geval van controle is het moeilijker om aan te tonen dat het om terugbetaling van kosten gaat en niet om loon waardoor de fiscus de terugbetalingen als inkomen kan beschouwen.
3. Wat met verplaatsingskosten?
In beide systemen hangt de mate van terugbetaling af van het vervoersmiddel. Je mag naast de forfaitaire kostenvergoeding ook de verplaatsingskosten van je vrijwilligers terugbetalen, tot 2.000 km per jaar, met bewijsstukken.
Dit zijn de maximumbedragen:
- Wagen, motor, bromfiets (uitgezonderd voertuigen van de organisatie): 0,4269 EUR/km voor het eerste kwartaal van 2024. Te bewijzen met een kostennota.
- Fiets: 0,27 EUR/km. Te bewijzen met een kostennota.
- Openbaar vervoer: volledig terugbetaald. Voor vrijwilligers die kosten op forfaitaire basis vergoed krijgen geldt als maximum het bedrag voor dezelfde verplaatsing met de wagen. Te bewijzen met een vervoersbewijs.
Indien je toch een grensbedrag overschrijdt, dan wordt de volledige vergoeding als belastbaar inkomen beschouwd. Hetzelfde geldt voor de maximumbedragen voor de forfaitaire vergoeding, of indien het combinatieverbod niet gerespecteerd wordt. De gevolgen kunnen doorwegen:
- Je organisatie wordt aan een aantal plichten onderworpen (fiscale fiches, bedrijfsvoorheffing inhouden, patronale RSZ, enz. …).
- Je vrijwilliger houdt minder over, want moet belastingen betalen op dat inkomen.
- Ontvangt je vrijwilliger een uitkering, dan kan de uitbetaling daarvan in het gedrang komen.
Bron: SBB
—
Photo by Cristi Tohatan on Unsplash