Hoe op een fatsoenlijke manier evenementen organiseren in post-coronatijden? Dat is de insteek die de ACC voor ogen heeft met haar ‘Plan je event goed op voorhand’ campagne. Die campagne geeft (eind)klanten vier belangrijke tips mee die ervoor moeten zorgen dat een vlotte heropstart van de eventsector gegarandeerd kan worden, zowel voor de klanten zelf als voor de agencies en de eventleveranciers.
Yes, we love live! Eindelijk is het zover, we kunnen terug fysieke live events organiseren! De eventbureaus staan te popelen om al hun klanten te kunnen beantwoorden aan hun wensen en noden.
Om een voor een vlotte heropstart van de eventindustrie te zorgen zijn er enkele belangrijke stappen waar iedereen (klanten en leveranciers) rekening mee dient te houden. Enkel zo kunnen we er gezamenlijk een prachtig evenementjaar van maken.
Plan je een event, start dan best voldoende op voorhand
Iedere leverancier zit in de komende periode met een overvolle agenda. Vooral de eventlocaties worden in sneltempo geboekt. Zoek daarom op tijd naar een geschikte datum en locatie. Op die manier kan dé locatie gevonden worden die het beste past bij elk evenement.
Naast locaties zijn vele andere leveranciers momenteel al aan het puzzelen om alles georganiseerd te krijgen. Plan daarom ruim op voorhand je evenement en contacteer hen op tijd zodat zowel de klant als de leverancier rustig naar het evenement kunnen toewerken om er samen een onvergetelijke ervaring van te maken. Een win-win situatie voor iedere partij!
Plan je een event, pas dan best je timing aan
Helaas heeft COVID voor vele problemen gezorgd in de afgelopen periode, maar ook op korte termijn in het post-covid tijdperk. Duurdere transportkosten, beperkte voorraden van materialen, langere levertijden van materialen, beperkt personeel, enz. …
In de gehele eventketen zijn vele schakels met elkaar verbonden. Iedere van deze schakel heeft wel te maken met één of meerdere van deze problemen. Dit heeft met gevolg dat er meer tijd nodig is om alles te organiseren dan voor COVID. Hou hier rekening mee en pas de timings van het event aan.
Plan je een event, respecteer dan best het pitch charter
‘We are excited’ en we staan te popelen om fysieke evenementen te mogen organiseren. Helaas, zat de eventindustrie de afgelopen jaren in het hoekje waar de zware klappen vielen. Daarom is het belangrijk dat er geen kostbare tijd (én financiële middelen) verloren gaan bij agentschappen en bijhorende leveranciers tijdens een pitchfase van een evenement. Het is dan ook meer dan ooit belangrijk dat iedereen het pitch charter respecteert. Beperk het aantal deelnemers bij de pitch, wees duidelijk in de briefing, zorg voor duidelijke richtlijnen, enz.
Het charter voor bureauselecties kan je terugvinden op de website van de ACC.
Plan je een event, pas dan best je budget aan
In de eventindustrie staat creativiteit altijd centraal! Zo gaan wij ook steeds op zoek naar creatieve oplossingen om het eventbudget te respecteren en er toch een onvergetelijke ervaring van te maken. Helaas kunnen ook wij in de eventsector niet ontsnappen aan de stijgende prijzen.
Verschillende factoren zoals stijgende brandstoffen, energieprijzen, indexatie van de lonen, stijgende prijzen voor grondstoffen zorgen ervoor dat we niet meer hetzelfde resultaat kunnen boeken met hetzelfde budget van voor COVID. Al zullen we samen met de leveranciers proberen om de best mogelijke oplossingen aan te bieden om zo toch de beste prijs/kwaliteit ervaring te kunnen bieden, hou hier aub rekening mee en pas de budgetten aan.
Ook interessant om lezen: Media Marketing – Karin Van Passel: "De evenementenbureaus worden na een periode van stilstand overstelpt met aanvragen"
