À partir du 1er janvier 2026, les factures papier n’existeront plus. À partir de cette date, toutes les factures devront être des factures électroniques structurées. Qu’est-ce que la facturation électronique (et qu’est-ce qu’elle n’est pas) ? Et êtes-vous prêt à l’adopter ?
L'e-facturation est une corruption du nom officiel tel qu'il figure dans la législation sur la TVA : la facture électronique structurée. La directive européenne 2014/55 du 16 avril 2014 propose le format UBL ou C-Fact comme format de fichier dans lequel cette facture électronique structurée doit être créée. Un PDF, un fichier Word ou Excel ou même un scan peuvent être numériques mais ils ne répondent pas aux exigences d'une facture électronique. Ce ne sont pas des factures électroniques structurées.
Le format UBL ou C-fact ajoute de manière codée à la facture toutes les données que vous pouvez observer visuellement sur l'impression d'une facture. Pensez par exemple aux données relatives aux fournisseurs et aux clients, aux quantités, aux prix, aux taux de TVA, etc. En outre, il est possible d'inclure des informations supplémentaires dans la facture électronique structurée.
La facturation électronique est-elle obligatoire ?
Cette même directive européenne 2014/55 imposait déjà l'utilisation obligatoire de factures électroniques structurées dans les marchés publics. Cette obligation a été progressivement étendue. Ainsi, depuis le 1er mars 2024, il est obligatoire de facturer dans un format électronique structuré pour les marchés publics dont le cahier des charges est supérieur à 3.000 euros. Il y a donc déjà une obligation, même si elle est encore limitée.
Au début de cette année, le gouvernement fédéral a décidé de généraliser cette obligation. La loi prévoit l'utilisation obligatoire d'une facture électronique structurée dans les transactions B2B à partir du 1er janvier 2026. Seule une exception très limitée est prévue pour les organisations bénéficiant d'une exonération de TVA, telles que les médecins, les assureurs, les écoles,…
Vous ne pourrez plus envoyer de factures électroniques structurées par e-mail, mais par le biais d'une plateforme permettant l'échange de ces factures. En Belgique, le principe Peppol-first est appliqué. Cela signifie que vous devrez donc envoyer vos factures électroniques structurées via la plateforme Peppol.
En tant qu'entreprise, vous devez non seulement être en mesure d'envoyer des factures électroniques structurées, mais aussi de les recevoir. En d'autres termes, vous devez disposer d'un logiciel doté d'un point d'accès Peppol pour pouvoir recevoir vos factures entrantes préparées dans un format électronique structuré. En effet, à partir du 1er janvier 2026, les factures papier n'existeront plus. Chaque entreprise devra donc avoir accès à la plateforme Peppol pour envoyer ses factures sortantes et recevoir ses factures entrantes.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La facturation électronique présente un certain nombre d'avantages. Le plus grand avantage est que le format UBL avancé ou le format C-fact permet aux développeurs de logiciels de s'y fier. Il s'agit de configurer leurs programmes de manière à ce qu'ils puissent lire les données incluses dans les factures. En d'autres termes, toutes les données qu'un entrepreneur ajoute à sa facture électronique structurée peuvent être reconnues par un progiciel de gestion intégré, par exemple. Cela rend le traitement de ces données beaucoup plus efficace.
Votre propre administration fonctionnera donc beaucoup plus facilement grâce à l'obligation d'une facturation électronique structurée. Vous constaterez également une forte réduction du nombre de canaux par lesquels vous pouvez recevoir des factures. Alors qu'aujourd'hui vous recevez encore des factures par la poste, par e-mail, via Doccle,… vous recevrez principalement vos factures via Peppol à partir de 2026.
En outre, l'échange de factures électroniques structurées via une plate-forme régularisée telle que Peppol offre également des garanties en termes de sécurité. Alors qu'aujourd'hui, vous êtes encore régulièrement confronté à la fraude sur les factures, l'utilisation de Peppol fera en sorte que ce problème appartienne en grande partie, voire totalement, au passé.
Y a-t-il des inconvénients ou des défis à relever ?
Comme nous l'avons déjà mentionné, le format standard dans lequel la facture électronique structurée doit être créée a été défini dans une directive européenne. Malheureusement, chaque pays peut encore ajouter des éléments à ce format standard. Il en résulte naturellement une norme qui peut et va varier quelque peu d'un État membre à l'autre. L'uniformité ne peut donc pas être garantie. La plate-forme permettant d'échanger des factures électroniques structurées n'est pas non plus la même dans tous les Etats membres européens. Alors que la Belgique impose l'utilisation de Peppol, la France se tourne vers Chorus Pro, l'Italie vers SDI, le Danemark vers NemHandel,…
Dans un contexte intracommunautaire, l'envoi et la réception de factures resteront donc très complexes pendant un certain temps encore. Peppol est toutefois très conscient de ces problèmes et s'efforce d'établir les connexions nécessaires avec les plateformes utilisées dans les autres États membres de l'Union européenne. Il est également possible de demander à vos fournisseurs étrangers de vous envoyer leurs factures via Peppol.
En tant qu'entrepreneur, comment réaliser la facturation électronique ?
Permettre à chaque entrepreneur d'accéder à la facturation électronique structurée et à Peppol d'ici au 1er janvier 2026 est un défi de taille. Pour certains d'entre eux, la conversion de leurs dossiers au tout numérique nécessite un énorme changement de culture.
En soi, l'introduction de la facturation électronique n'est pas très complexe. Certainement pas si vous disposez déjà d'une administration très numérique. Il vous suffit de vérifier si vous avez accès à Peppol pour recevoir et envoyer vos factures, de demander à vos fournisseurs d'envoyer leurs factures via Peppol et le tour est joué. C'est assez court comme réponse, mais c'est en gros ce qu'il faut faire.
Toutefois, si vous ne travaillez pas encore de manière numérique, il est grand temps de le faire. Près de 97% des entreprises belges comptent moins de 10 employés. Elles font généralement appel à un comptable externe et peut-être aussi au logiciel que ce comptable externe leur propose. Si c'est votre cas, il est préférable de voir avec votre comptable comment celui-ci peut vous donner accès à Peppol et à la facturation électronique structurée via son logiciel. Si vous utilisez un logiciel que vous avez développé ou acheté vous-même, vous devez contacter votre fournisseur de logiciel pour vérifier si l'intégration de Peppol est possible.
Une fois que vous aurez accès à Peppol, il vous appartiendra principalement de numériser votre administration. Jusqu'en 2026, cela risque d'être un défi. D'autant plus que d'ici là, les canaux de transmission des factures sont encore trop nombreux. En tant qu'entrepreneur, il est donc préférable de commencer modestement. Essayez par exemple de ne plus imprimer les factures envoyées par e-mail ou sur un portail client. Apprenez à consulter ces factures uniquement dans un progiciel de gestion intégré (ERP) ou dans le progiciel de pré-comptabilité fourni par le comptable. Il s'agit là de petites mesures qui vous aideront à vous préparer à l'utilisation obligatoire des factures électroniques structurées. Si vous avez commencé à vous préparer à temps en tant qu'entrepreneur, vous serez sans aucun doute prêt pour le 1er janvier 2026.
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Bron: Made-in
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