Vergeet je opleidingsplan niet officieel in te dienen

Sinds 2023 zijn alle werkgevers met 20 of meer werknemers verplicht om jaarlijks een opleidingsplan op te stellen, volgens een strikte procedure in overleg met de ondernemingsraad of de vakbondsafvaardiging. Deze procedure moet worden afgesloten door het opleidingsplan officieel elektronisch in te dienen bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Als je 20 of meer werknemers tewerkstelt, ben je als werkgever sinds 2023 jaarlijks verplicht een opleidingsplan op te stellen vóór 31 maart van dat jaar. Het opleidingsplan, dat een minimale duurtijd moet hebben van één jaar, is een document waarin je de verschillende opleidingen opsomt die je aanbiedt aan je medewerkers. Je geeft daarin ook de doelgroep van je medewerkers aan waarvoor deze opleidingen bestemd zijn. Je kan het opleidingsplan zowel in een papieren versie als elektronisch opmaken.

Je kan zelf de opleidingen kiezen die je aanbiedt en dus opneemt in je plan, maar het plan moet wel minstens de formele en informele opleidingen omvatten. Ook moet je in het plan uitleggen op welke wijze het bijdraagt aan het individueel opleidingsrecht.

Formele opleidingen zijn door lesgevers of opleiders ontwikkelde cursussen en stages die:

  • gekenmerkt worden door een hoge graad van organisatie van de opleider of opleidingsinstelling
  • doorgaan op een plaats die duidelijk onderscheiden is van de werkplek
  • zich richten tot een groep leerlingen
  • kunnen ontwikkeld en beheerd worden door de onderneming zelf of door een extern organisme.

Informele opleidingen zijn opleidingen die geen formele opleidingen zijn en die rechtstreeks betrekking hebben op het werk. Deze opleidingen voldoen bovendien aan de volgende voorwaarden:

  • ze worden gekenmerkt door een hoge graad van zelforganisatie door de individuele leerling of door een groep leerlingen met betrekking tot de tijd, de plaats en de inhoud van de opleiding
  • een inhoud die wordt gekozen volgens de individuele behoeften van de leerling op de werkplek en met een rechtstreeks verband met het werk en de werkplek, met inbegrip van deelname aan conferenties of beurzen voor leerdoeleinden;

Bij de opmaak van dit plan besteed je aandacht aan de genderdimensie, en houd je ook rekening met welbepaalde risicogroepen, zoals onder meer vijftigplussers en werknemers met een handicap. Je moet ook nagaan of er in jouw sector een cao is gesloten die de minimale inhoud van het opleidingsplan bepaalt.

Welke procedure moet je volgen?

Vooraleer je het opleidingsplan definitief opmaakt en dit vóór 31 maart moet je een procedure doorlopen. Zo moet je eerst een ontwerp van het opleidingsplan tijdig voorleggen aan je ondernemingsraad, of aan je vakbondsafvaardiging als je geen ondernemingsraad hebt, en dit tenminste 15 dagen voor de vergadering die wordt gepland met het oog op het onderzoeken van dit ontwerp. Vervolgens geeft de ondernemingsraad (of de vakbondsafvaardiging) uiterlijk op 15 maart een advies over dit ontwerp.

Is er binnen jouw organisatie geen ondernemingsraad, en ook geen vakbondsafvaardiging, dan moet je het opleidingsplan ten laatste  op 15 maart voorleggen aan je medewerkers. Je bewaart het opleidingsplan binnen jouw organisatie, en zorgt ervoor dat je medewerkers en hun vertegenwoordigers dit op eenvoudige vraag kunnen raadplegen.

Binnen de maand nadat jouw opleidingsplan in werking is getreden, moet je dit elektronisch verzenden naar de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Tot september 2024 ontbrak echter een wettelijke basis die de modaliteiten van deze elektronische neerlegging concreet maakt.

Het koninklijk besluit dat op 2 september jongstleden werd gepubliceerd, vult deze leemte in de wetgeving op. Het is nu mogelijk om het opleidingsplan over te maken aan de directeur-generaal van de FOD Werkgelegenheid via de volgende link: https://transfer.werk.belgie.be

Wat moet je concreet doen?

Voor de opleidingsplannen die in 2023 en 2024 zijn opgesteld, heb je zes maanden vanaf de publicatie van het koninklijk besluit in het Belgisch Staatsblad om deze elektronisch over te maken aan de FOD Werkgelegenheid via de bovengenoemde link. Concreet betekent dit dat de plannen van 2023 en 2024 uiterlijk op 1 maart 2025 moeten worden ingediend. Elk plan dat in de toekomst wordt opgesteld, moet ook via dezelfde link worden ingediend.

Let op! Als het opleidingsplan persoonlijke gegevens van werknemers bevat, moeten deze gegevens  geanonimiseerd worden voordat het plan wordt neergelegd.

Koninklijk Besluit van 14 juli 2024 tot uitvoering van artikel 38 en de artikelen 46 tot en met 48 van de wet van 3 oktober 2022 houdende diverse arbeidsbepalingen, BS 2 september 2024

Bron: Acerta

Foto door Pixabay: https://www.pexels.com/nl-nl/foto/zilveren-ipad-op-witte-fotoboekpagina-289737/