Nieuwe regels over de overdracht van wettelijke vakantiedagen

De wettelijke vakantiedagen moeten in principe worden opgenomen vóór 31 december van het vakantiejaar. Het is verboden om de vakantiedagen die niet werden opgenomen in het vakantiejaar over te dragen naar het volgende jaar. Als je de wettelijke vakantie niet of niet tijdig toekent riskeer je als werkgever een sanctie.

Toch is het in sommige situaties onmogelijk om vakantiedagen toe te kennen. Om tegemoet te komen aan Europese rechtspraak en wetgeving, gelden er daarom sinds begin van dit jaar nieuwe regels over het uitstellen en eventueel overdragen van vakantiedagen in bepaalde situaties. Het recht op jaarlijkse vakantie moet een werknemer immers in staat stellen om uit te rusten en om over een periode van ontspanning en vrije tijd te beschikken.

Overdracht van wettelijke vakantiedagen naar de volgende 2 kalenderjaren kan indien de werknemer zich doorovermacht op het einde van het vakantiejaar in de onmogelijkheid bevindt om zijn vakantie op te nemen, wegens één of meerdere schorsingen van de arbeidsovereenkomst. De situaties die overdracht van wettelijke vakantiedagen na 31 december van het vakantiejaar mogelijk maken zijn de volgende:

arbeidsongeval of beroepsziekte;
ongeval of ziekte van gemeen recht;
moederschapsrust;
omgezette moederschapsrust (voor de vader of meemoeder);
profylactisch verlof (stopzetting van de arbeid ingevolge een profylactische maatregel wanneer de werknemer in contact is gekomen met iemand die aangetast is door een besmettelijke ziekte);
geboorteverlof;
adoptieverlof;
pleegzorgverlof;
pleegouderverlof.

Voorbeeld: Een werknemer wordt op 10 oktober 2024 arbeidsongeschikt en is hierdoor gedurende 4 maanden afwezig. Op 10 oktober had hij nog recht op 5 vakantiedagen die hij dus onmogelijk kan opnemen vóór 31 december 2024. Die 5 dagen zullen op 31 december 2024 worden overgedragen gedurende 24 maanden en kunnen dus door deze werknemer worden opgenomen in de periode van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2026.

Het begrip “in de onmogelijkheid verkeren” is niet altijd eenvoudig te beoordelen, bijvoorbeeld bij een werkhervatting van een werknemer in de maand december na een lange periode van arbeidsongeschiktheid. Het ziet er voorlopig naar uit dat dit begrip strikt moet geïnterpreteerd worden. Alle vakantiedagen die jouw werknemer nog kan opnemen, moet hij ook nog opnemen.

Dit komt voor bedienden in de plaats van het oude systeem van uitbetaling. Het begrip onmogelijkheid is in feite overgenomen uit het oude systeem waarbij voor een bediende vakantiedagen moesten worden uitbetaald op het einde van het jaar indien het voor hem onmogelijk was om deze op te nemen. De bediende in kwestie ontving weliswaar het nog verschuldigde vakantiegeld, maar was zijn vakantiedagen wel kwijt. Deze oude regeling bestaat nog steeds, maar kan vanaf nu enkel nog worden gebruikt in uitzonderlijke (overmachts-)situaties die hierboven niet werden opgesomd (bijvoorbeeld volledige werkverwijdering als maatregel van moederschapsbescherming die voortduurt tot het einde van het jaar).

De onmogelijkheid om de wettelijke vakantiedagen te kunnen opnemen (wegens één of meerdere schorsingen hierboven opgesomd) moet worden geëvalueerd op 31 december van het vakantiejaar.

Twee principes zijn essentieel bij de overdracht van vakantiedagen:

Het loon voor de overgedragen vakantiedagen wordt voorafgaandelijk betaald in het vakantiejaar waarin de vakantie niet werd opgenomen. Wanneer de werknemer de overgedragen vakantiedagen opneemt tijdens de periode van 24 maanden, zijn deze onbetaald.
De overgedragen vakantiedagen kunnen worden opgenomen bij de werkgever bij wie de vakantiedagen werden overgedragen, maar ook bij een eventuele volgende werkgever tijdens de periode van overdracht (24 maanden na 31 december van het vakantiejaar).

Voor bedienden betaal je als werkgever het enkel vakantiegeld voor de overgedragen vakantiedagen (ten laatste) op 31 december van vakantiejaar (+ mocht dit nog niet gebeurd zijn, het dubbel vakantiegeld). De overgedragen vakantiedagen worden bij uitdiensttreding vermeld op het vakantieattest indien de bediende uit dienst gaat binnen de periode van overdracht (24 maanden).

De RSZ zal voor het enkel vakantiegeld van de bedienden het een en ander nog bijkomend verduidelijken in haar administratieve instructies over de socialezekerheidsbijdragen.

Voor arbeiders werd het loon voor alle vakantiedagen van het vakantiejaar, dus met inbegrip van de eventuele op het einde van het jaar over te dragen vakantiedagen, reeds betaald door het vakantiefonds/RJV met de vakantiecheque (normaal tussen 2 mei en 30 juni van het vakantiejaar). Ook een arbeider kan dit (onbetaald) opnemen bij zijn nieuwe werkgever indien hij in de periode van overdracht van werk verandert. Hoe dit dan in de praktijk moet verlopen, is momenteel echter nog niet duidelijk. De RJV is dit momenteel nog aan het bekijken. Het ziet er voorlopig niet naar uit dat de RJV al in het jaar 2025 het aantal overgedragen vakantiedagen op de vakantiecheque of op de vakantierekening (‘vakantieattest’ voor arbeiders) zal vermelden.

Wat betekent dit nu concreet voor jou?

Wij lichten hieronder de concrete gevolgen van deze maatregel toe in 5 punten:

Nu: controleer of je werknemers hebt die geplande vakantiedagen doorheen het jaar niet hebben kunnen opnemen wegens welbepaalde schorsingen (die inmiddels zijn afgelopen). Spoor hen indien mogelijk schriftelijk aan om deze niet-opgenomen vakantiedagen zo snel mogelijk in te plannen voor het einde van het jaar. Nemen zij deze dagen niet op, zullen zij deze dagen kwijt zijn op het einde van het jaar.
Op het einde van het jaar: communiceer het correcte aantal over te dragen wettelijke vakantiedagen aan je sociaal verzekeringsfonds. Voor bedienden zal het hieraan gekoppelde vakantiegeld moeten worden uitbetaald ten laatste op 31 december.
De overgedragen vakantiedagen zullen in een aparte teller terechtkomen, en moeten binnen de 24 maanden (onbetaald) worden opgenomen, zoniet komen zij te vervallen.
Sinds begin dit jaar werd het algemene cumulatieverbod in de ziektewetgeving opgeheven tussen periodes gedekt door vakantiegeld en mutualiteitsuitkeringen wegens arbeidsongeschiktheid en moederschapsrust. Dit cumulverbod bepaalde dat de mutualiteitsuitkeringen werden geweigerd voor de dagen wettelijke vakantie die de werknemer niet kon opnemen vóór het einde van het vakantiejaar. Gevolg: de Aangifte Sociaal Risico scenario 5 is sinds dit vakantiejaar verdwenen.
Vanaf het jaar 2025 zal een werknemer met overgedragen vakantiedagen, in totaal meer dan 4 weken wettelijke vakantie kunnen opnemen in een bepaald vakantiejaar. Een werknemer heeft zoals steeds jouw akkoord nodig over het tijdstip waarop hij deze dagen wil opnemen, en dit volgens de in jouw bedrijf gangbare wijze.

—

Bronnen:

Koninklijk besluit van 8 februari 2023 tot wijziging van de artikelen 3, 35, 46, 60, 64, 66 en 68 en tot invoeging van een artikel 67bis in het koninklijk besluit van 30 maart 1967 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsmodaliteiten van de wetten betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers, BS 16.03.2023.
Wet van 14 april 2024 houdende diverse dringende bepalingen inzake de uitkerings- en moederschapsverzekering, BS 19.04.2024
https://www.partena-professional.be/nl/onze-inzichten/infoflashes/eind-december-voor-het-eerst-overdracht-van-wettelijke-vakantiedagen-wat

Photo by Estée Janssens on Unsplash